مدیریت فرآیند پارس

1. نداشتن استراتژی مشخص در قبال نرم افزار BPMS

برای استفاده موثر از نرم افزار BPMS، سازمان ها نیاز به یک استراتژی مشخص برای پیاده سازی و استفاده از آن دارند. عدم وجود استراتژی مشخص ممکن است باعث ناآگاهی و گمراهی درباره هدف و نیازهای سازمان در استفاده از نرم افزار BPMS شود. مواردی همچون شیوه و ترتیب شناسایی و مدلسازی فرآیندها و همچنین مسائل فنی همچون پیاده سازی و ساخت فرآیندها در BPMS نیازمند برنامه ریزی و تصمیم گیری های درست و از پیش تعیین شده است.

2. نقص در آموزش و آگاهی کارمندان از نرم افزار BPMS

استفاده موثر از نرم افزار BPMS نیازمند آموزش کارمندان است تا بتوانند به درستی با ابزار و فرآیندهای مربوطه کار کنند. عدم آگاهی و آموزش کافی می‌تواند به عملکرد ناکارآمد و استفاده ناموثر از نرم افزار BPMS منجر گردد، چرا که کارکنان و پرسنل سازمان از نرم افزاری که با آن احساس راحتی نکنند، حمایت نخواهند کرد.

3. ضعف ارتباطات در سازمان

ارتباطات نامناسب بین اعضای سازمان و تیم ‌های مختلف می‌تواند باعث عدم هماهنگی و اثربخشی در استفاده از نرم افزار BPMS شود. ارتباطات بین بخش ‌های مختلف سازمان و تیم ‌های پروژه باید ساختارمند و کارآمد باشد تا امکان همکاری و هماهنگی بین آن ها فراهم شود، چرا که در زمان تحلیل فرآیندها نظرات تمامی افراد و واحدهای درگیر در آن باید در نظر گرفته شود تا سیستمی که پیاده سازی خواهد شد، برای همه افراد کارآمد باشد.

4. عدم بهره ‌وری از قابلیت‌های کامل نرم افزار BPMS

نرم افزار BPMS قابلیت‌های زیادی برای مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب و کار ارائه می‌دهد، اما در برخی موارد، سازمان ‌ها ممکن است نرم افزار را به طور کامل بهره ‌برداری نکرده و نتوانند از تمام قابلیت ‌ها و امکانات آن استفاده کنند. به عنوان مثال، امکانات فنی نرم افزار که نیازمند دانش فنی و کدنویسی است، در سازمانی که نیروی متخصص چنین کاری را ندارد ممکن است بلااستفاده بماند.

5. عدم توجه به تغییرات محیطی سازمان

برای مواجهه با تحولات سریع در صنعت و بازار، سازمان‌ ها همه ساله با تغییرات و اصلاحات متعددی مواجه می شوند. نادیده گرفتن تغییرات محیطی و عدم بروزرسانی فرآیندها و سیستم ها ممکن است باعث ایجاد ناکارآمدی و موانع در استفاده از نرم افزار BPMS شود.

به طور کلی، استفاده مناسب از نرم افزار BPMS نیازمند بررسی دقیق از نیازها و هدف های سازمان، طراحی و پیاده سازی مناسب فرآیندها، آموزش کارمندان، ارتباطات کارآمد و استفاده بهینه از قابلیت‌ های نرم افزار است.

با ظهور دیدگاه فرآیندگرا در بسیاری از سازمان ها و مطرح شدن بحث مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)، سازمان های مختلف دیر یا زود می بایست نسبت به شناسایی، تحلیل و مدل سازی فرآیندهای خود اقدام کنند. گروه مدیریت فرآیند پارس در راستای ارتقای سطح علمی و فنی پرسنل و مدیران سازمان های دولتی و غیردولتی و همچنین افزایش آشنایی آنان با شیوه های مدل سازی فرآیندهای کسب و کار، اقدام به آماده سازی این ویدیوی آموزشی در حوزه تحلیل و مدل سازی یک نمونه فرآیند با استاندارد BPMN 2.0 نموده است.
پس از تماشای این ویدیو انتظار می رود تا افراد ضمن آشنایی با مفاهیم تحلیل فرآیندهای کسب و کار(BPM)، قادر به مدل سازی فرآیندهای خود در ابزار Bizagi و سایر نرم افزارهای مشابه باشند.

در ادامه سعی داریم به بررسی عمده ترین چالش های پیاده سازی مدیریت فرآیندهای کسب و کار در سازمان ها بپردازیم.

1- حمایت

2- غلبه بر طرز فکر وظیفه ای

3- فقدان مدیریت تغییرات

4- توسعه و اجرای طرح های ارتباطی داخلی

5- تشخیص اندازه فرآیند

6- اتفاق نظر روی یک ابزار یا رویکرد

نقش نرم افزار BPMS در چابکی و ساده سازی کدینگ مالی مشخص می‌شود. با نرم افزار BPMS با هر میزان جزئیاتی که نیاز دارید، فرایند خود خلق کنید. هر گزارشی که بخواهید با هر میزان پیچیدگی با گزارش ساز حرفه ای ما قابل انجام است.

نرم‌افزارهای BPMS می‌توانند به عنوان ابزاری برای ارتقای چابکی سازمان مالی استفاده شوند. چابکی سازمانی به این معناست که یک سازمان قابلیت سریع و انعطاف‌پذیری را دارد تا به تغییرات در بازار و شرایط خارجی پاسخ دهد و به سرعت به فرصت‌ها و چالش‌های جدید واکنش نشان دهد. در ادامه می‌توانید ببینید که چگونه استفاده از نرم‌افزار BPMS می‌تواند به ایجاد چابکی در سازمان مالی کمک کند:

اتوماسیون فرآیندها:

با استفاده از BPMS، می‌توانید فرآیندهای مالی خود را به طور کامل یا قسمتی اتوماتیک‌سازی کنید. این به این معناست که فرآیندهایی مانند تأیید فاکتورها، پرداخت حقوق، گزارش‌دهی مالی و ... را می‌توانید به طور خودکار انجام دهید، که این امر زمان و انرژی را برای کارمندان ذخیره می‌کند و به سازمان اجازه می‌دهد تا سریعتر به تغییرات واکنش نشان دهد.

استانداردسازی فرآیندها:

با استفاده از BPMS، می‌توانید فرآیندهای مالی خود را استانداردسازی کنید، به این معنا که همه‌ی فرآیندها به یک الگوی مشخص و استاندارد پیروی می‌کنند. این باعث می‌شود که فرآیندها قابل پیش‌بینی‌تر و قابل اندازه‌گیری‌تر باشند و تغییرات راحت‌تری در آن‌ها اعمال شود.

انعطاف‌پذیری در تغییرات:

BPMS به سازمان این امکان را می‌دهد که به سرعت به تغییرات درخواست شده در فرآیندها و تکنولوژی‌ها پاسخ دهد. این به این معناست که سازمان مالی می‌تواند با سرعت بیشتری به نیازهای مشتریان و بازار واکنش نشان دهد و فرصت‌هایی را که در مقابل رقبا ایجاد می‌شود به سرعت بهره‌مند شود.

گزارش‌دهی و تحلیل:

BPMS اطلاعات کافی را از فرآیندهای مالی جمع‌آوری می‌کند تا به سازمان اطلاعات کافی برای تحلیل و بهبود فرآیندها بدهد. با تحلیل داده‌ها و درک بهتر از فرآیندهای مالی، سازمان می‌تواند به سرعت نقاط ضعف را شناسایی کرده و راهکارهای مناسب را برای بهبود آن‌ها اعمال کند.

با تلفیق این ویژگی‌ها، نرم‌افزارهای BPMS می‌توانند بهبود چابکی سازمان مالی شما را تسهیل کنند و به سازمان کمک کنند تا با موفقیت به تغییرات واکنش نشان دهد و از فرصت‌های موجود به بهترین نحو بهره‌مند شود.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

نرم افزار BPMS یک ابزار نرم افزاری است که برای مدیریت و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار در سازمان ها استفاده می‌شود. نقش اصلی این نرم افزار در چابکی سازمان عبارت است از:

1. توسعه و بهره برداری از فرآیندهای چابک:

نرم افزار BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را به صورت هوشمند و سیستماتیک تعریف کنند و در طی زمان این فرآیندها را بهبود ببخشند. با استفاده از این نرم‌افزار، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای مختلف را مدلسازی و طراحی کرده و به سادگی تغییرات لازم را در هر زمان در این فرآیندها اجرا کنند.

2. اتوماسیون فرآیندها:

نرم افزار BPMS قابلیت اتوماسیونی کردن فرآیندها را فراهم می‌کند. این نرم افزار قادر است تا مراحل مختلف فرآیندها را جایگزین کارهای دستی کرده و بر اساس قوانین و روش های تعیین شده توسط سازمان، فرآیندها را به صورت خودکار اجرا کند. به این ترتیب، سرعت انجام فرآیندها افزایش یافته و احتمال وقوع خطاها کاهش می‌یابد.

3. ارتباط و هماهنگی بین بخش‌های سازمان:

به عنوان یک سیستم مرکزی، نرم افزار BPMS باعث ایجاد ارتباط و هماهنگی بین بخش ‌ها و واحدهای مختلف سازمان می‌شود. این نرم افزار به تیم ها امکان می‌دهد تا با همکاری و تعامل بیش تر بر روی یک فرآیند مشترک کار کنند و به صورت هماهنگ به اهداف سازمانی دست یابند.

4. مدیریت و کنترل فرآیندها:

با استفاده از نرم افزار BPMS، سازمان‌ها قادر خواهند بود فرآیندهای خود را مدیریت و کنترل کرده و بر عملکرد آن ها نظارت داشته باشند. این نرم افزار قابلیت نظارت، گزارش دهی و اندازه گیری عملکرد فرآیندها را به صورت زنده و در هر لحظه فراهم می کند. این اطلاعات به سازمان کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشد و به شناخت و برآورد عملکرد سازمان کمک می‌کند.

به طور کلی، نرم افزار BPMS در چابکی سازمان نقش مهمی دارد و به سازمان ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را به صورت چابک و سیستماتیک مدیریت کنند، هماهنگی را افزایش داده و کنترلی بر عملکرد فرآیندها داشته باشند. همچنین مهم ترین نقش نرم افزار BPMS در چابکی سازمان، امکان تطبیق فرآیندهای سازمان با تغییرات به وجود آمده در سازمان، بازار و شرایط می باشد.

بدون شک سازمان های زیادی هستند که با نرم افزارهای اتوماسیون اداری کار می کنند. همچنین سازمان هایی هم هستند که از نرم افزار اتوماسیون اداری در کنار نرم افزار BPMS استفاده می کنند.
اما سوال این جاست که این دو نرم افزار تا چه حدی می توانند به جای یکدیگر و یا در کنار هم استفاده شوند؟

نرم افزارهای اتوماسیون اداری به نرم افزارهایی گفته می شوند که مکاتبات سازمانی و نامه نگاری های سازمان را سیستماتیک و مکانیزه می کنند. نکته قابل توجه این است که در این نرم افزارها یک نامه با هر متن و موضوعی می تواند توسط یک شخص در سیستم ثبت شده و به جریان درآید.
بسیاری از سازمان ها نیز اطلاعات مربوط به درخواست ها و فرآیندهای خود را نیز در قالب نامه در این نرم افزارها برای سایر بخش ها ارسال می کنند.

نرم افزار BPMS یک نرم افزار اتوماسیون فرآیندها و گردش کارها است که در آن فرم ها و درخواست های افراد تحت یک جریان فرآیندی و با ساختار تعریف شده توسط سازمان، در سازمان به گردش در می آیند.
نرم افزارهای BPMS برخلاف اتوماسیون اداری، کلیه فرم ها، اشخاص، ارجاعات، داده ها و ... را تحت اصولی که در زمان پیاده سازی فرآیند تعریف شده است، به جریان انداخته و به صورت ساختاریافته ای ذخیره سازی می نماید. در نتیجه در BPMS می توان از اطلاعات ذخیره شده در طی فرآیند، به شکل اصولی و بهینه ای گزارش گیری کرد.

در نهایت می توان گفت که نرم افزارهای BPMS، نسل جدیدتر اتوماسیون اداری در سازمان ها هستند.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

یکی از مهم ترین نرم افزارهای مدیریت فرآیند (BPMS) که طی سال های اخیر در ایران به شهرت زیادی رسیده است، نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) می باشد. این نرم افزار به دلیل رایگان و متن باز بودن، با توجه به محدودیت های فعلی تحریم ها در کشور مخاطبان زیادی را به سمت خود جلب کرده است، چرا که سازمان ها بدون پرداخت هیچ هزینه لایسنسی می توانند از پروسس میکر با تعداد نامحدود کاربر و فرآیند استفاده کنند.

گروه مدیریت فرآیند پارس انواع خدمات ساخت، پیاده سازی و راه اندازی فرآیندهای کسب و کار را در نرم افزار پروسس میکر به سازمان ها ارایه می دهد که در این ویدیو به معرفی یکی از این فرآیندها پرداخته شده است.

در این ویدیو شما با فرآیند دستور پرداخت ریالی و ارزی که در شرکت های بازرگانی خارجی مورد استفاده قرار می گیرد، آشنا خواهید شد. شرکت های بازرگانی خارجی می توانند به واسطه چنین فرآیندی کلیه دستور پرداخت های ریالی و ارزی خود را به صورت سیستمی تحت نرم افزار BPMS به اجرا درآورده و از اطلاعات ذخیره شده آن در دیتابیس، در هر زمان و مکانی به راحتی گزارش گیری نمایند.

ما در این ویدیو، به معرفی امکانات قرار داده شده و پیاده سازی شده بر روی این فرآیند خواهیم پرداخت.

فرایند درخواست کالا با استفاده از سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) می‌تواند بهبود مهمی در کارایی و کنترل فرایندهای کسب و کار شما داشته باشد.

یکی از فرایندهای پرکاربرد شرکتهای فرایند درخواست کالا است. تقریبا شرکتی نیست که این فرآیند در آن اجرا نشده باشد. فرآیند درخواست کالا می‌تواند در زمره فرآیندهای ساده و پیچیده دسته‌بندی شود. در واقع نوع کالای درخواستی که در فرآیند درخواست کالا است بر روند کار اثر مستقیم دارد.

حسن این روش آن است که همه درخواستهای خرید در یک فرم صورت میگیرد و یک فلوچارت جامع پیاده‌سازی میشود و کاربر هم دچار سردرگمی نمی‌شود. اما بزرگترین ایراد این روش این است که روش توسعه و تغییر فلوچارتها و خود فرم است.

درست است که ذات این فرایند درخواست کالا است ولی با توجه به خرید اقلام مختلف مثل اقلام عمومی، مهندسی و … که فلوچارتهای خاص خود را دارند عملا در صورت اجرا در یک فلوچارت توسعه آنرا بسیار پر هزینه می‌کند.

هر تغییری که قرار است صورت بگیرد در بخش‌های دیگر فلوچارت نیز ممکن است تغییر کند. برخی از فیلد برای کالاهای خاص اجباری است ولی برای برخی نیاز به آن نیست. با فرض اینکه این فرایندها در یک نرم افزار bpms پیاده سازی می‌شود و با این فرض که نرم افزار bpms مناسب دارای انعطاف پذیری زیاد در طراحی فرم و گردش کار است آیا منطقی هست که همه مراحل کار را در یک فلوچارت بزرگ انجام دهیم.

گروه مدیریت فرآیند پارس ضمن دریافت و تحلیل روش اجرایی فرآیندهای مختلف و
فرم های هر بخش از شرکت ساختمانی موردنظر، اقدام به پیاده سازی فرآیندها و فرم های مورد نظر تحت یک نرم افزار BPMS (نرم افزار مدیریت فرآیندها) به نام نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) کرده و بستری را برای این سازمان‌ها در راستای مدیریت و مکانیزه کردن فرآیندهای خود و افزایش بهینگی در آن‌ها حاصل نموده است. این سیستم به شرکت ساختمانی کمک می کند تا فرآیندهای خود را از تعریف هر پروژه گرفته تا گزارش بازدید نظارت از پروژه ها، بررسی نقشه های پروژه، خرید محصولات اولیه، مباحث مالی و صورت پرداخت تنخواه و ... را به صورت نرم افزاری و مکانیزه ثبت و مدیریت کنند و در نتیجه گزارشات سیستمی نیز از نتایج حاصل از آن ها دریافت نمایند.


برخی فرآیندها و سیستم های توسعه داده شده تحت نرم افزار BPMS پروسس میکر در این سازمان ها به شرح زیر است:
• فرآیند گزارش بازدید واحد نظارت در هر فاز از پروژه (شروع عملیات ساختمانی، تخریب، گودبرداری، فونداسیون، اسکلت، سقف و ...)
• ثبت و مدیریت گریدبندی، چک لیست ها (همچون ایمنی و حفاظت کار، گودبرداری (نیلینگ)، سقف کامپوزیت، بتن ریزی، سفت کاری و ...) و محاسبات ارزیابی آن ها به صورت سیستمی و خودکار
• فرآیند بررسی نقشه های پروژه
• فرآیند رسیدگی به شکایت کارفرما
• درخواست خرید مواد و محصولات اولیه
• صورت پرداخت تنخواه
• و ...
گروه مدیریت فرآیند پارس کلیه فرآیندهای مربوطه در این سازمان ها را طی برگزاری جلساتی با مدیران و پرسنل آن ها به طور کامل شناسایی و تحلیل کرده و آن فرآیندها را تحت نرم افزار پروسس میکر به صورت کامل پیاده سازی نموده است.

برای ترکیب نرم‌افزار مدیریت انبار با یک نرم افزار BPMS، می‌توانید از قابلیت‌ها و ویژگی‌های سفارشی‌سازی BPMS بهره ببرید تا این دو را به هم متصل کنید.

شناسایی فرایندهای مدیریت انبار: ابتدا باید فرایندهای مختلف مدیریت انبار خود را شناسایی کنید، از دریافت سفارش تا تحویل محصولات به مشتریان.

طراحی فرایندها: سپس، این فرایندها را در BPMS خود طراحی کنید. برای هر مرحله، گام‌ها و وظایف مشخص شده و ارتباطات بین آنها را تعریف کنید.

پیاده‌سازی اتوماسیون: با استفاده از قابلیت‌های اتوماسیون BPMS، فرایندهای مدیریت انبار خود را به صورت اتوماتیک پیاده‌سازی کنید. به عنوان مثال، تعیین یک وظیفه به یک کارمند برای دریافت سفارشات جدید و ارسال آن به انبار.

پایش و بهبود: با استفاده از امکانات BPMS برای پایش و پیگیری فرایندها، می‌توانید عملکرد مدیریت انبار خود را مشاهده و بهبود دهید. این شامل مانیتورینگ زمان و مشکلاتی که ممکن است در هر مرحله رخ دهند می‌شود.

از طریق این ترکیب، شما می‌توانید بهبودی در کارایی و کنترل فرایندهای مدیریت انبار خود داشته باشید، از جمله کاهش زمان تحویل، کاهش موجودی نامناسب و بهبود خدمات به مشتریان.