خرید BPMS باعث بهیود ساختار و الگوی رفتاری کارکنان سازمان می شود و رضایت کارکنان نسبت به فعالیت ها و فرایند کاری را افزایش می دهد. ابزارهای موجود در BPMS منجر می شود کارکنان احساس قدرت بیشتری داشته باشند.

کاهش دغدغه های کاری با کمک ابزارهای موجود در آن و اعمال شاخصای کلیدی عملکرد (KPI) در فرایندهای کاری، اعلام پیام و هشدارها در زمان مناسب از دیگر تاثیرات استفاده از نرم افزار BPMS است. از عوامل مهم در عملکرد کارکنان، رضایت آنها نسبت به فعالیت ها و فرآیندهای کاری است و سازمان ها در تلاش هستند کارکنان راضی و با انگیزه داشته باشند.

استفاده از طرح های تشویقی و تنبیه (بر اساس داده ها و اطلاعات شفاف) می تواند منجر به تعریف اهداف آگاهانه تر برای بهبود ساختار و الگوی رفتاری کارکنان داشته باشد. از طرف دیگر، مکانیزه شدن فرایندها می تواند حجم کاری کارکنان را کاهش دهد و در نتیجه تمرکز آنها را روی کارهای با ارزش تر و اولی تر بیشتر می کند.

رضایت کارکنان مر بوط می شود به نوع نگاه و برداشت کلی و مثبت آنها از فرآیندهای کاری و همه عوامل مرتبط با رسیدگی به کارها. کارکنان راضی از آموزش ها و مهارت های جدید استقبال می کنند و بهتر و سریع تر اموزش ها را فرا می گیرند. در برابر تغییرات سازمانی کمتر مقاومت می کنند چونکه علاقمند به اهداف سازمان و سرنوشت آن هستند و از مکانیزه کردن فراینده در همه ابعاد سازمان حمایت می کنند.

در سازمانهای بزرگ شناسایی گلوگاه آسان نیست. می توان برخی از دلایل ایجاد آنها را سریعا حل کرد اما اغلب زمانی متوجه این گلوگاه ها می شوید که آسیب قابل توجهی به کسب و کار وارد شده است. وقتی با استفاده از نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار ( BPMS) فرایندهای سازمان طراحی و پیاده سازی شوند، می توان گردش کار و اقداماتی که روی هر فرآیند انجام شده است را مشاهده کرد. با ثبت تمامی عملیات و لاگ اقدامات انجام شده در سیستم شفافیت در کارها بوجود خواهد آمد.

شفاف شدن کارها علاوه بر کمک به شناسایی و رفع گلوگاه های موجود، به درشناسایی و ارزیابی عملکرد کارکنان و واحدهای سازمانی نیز کمک می کند یعنی کارکنان سازمان می دانند که اقدامات آنها در هر مرحله قابل ردیابی است و انجام ندادن به موقع فعالیت، می تواند نمرات و پیامدهای منفی و تنبیه ای برایشان داشته باشد.

با کمک نرم افزار BPMS از مواجه مجدد با گلوگاه هایی که توسط نیروی انسانی ایجاد می شوند، جلوگیری می شود و این اطمینان ایجاد می شود که فرایندهای کسب و کار همواره بدون وابستگی به نیروی انسانی یا افراد خاص در سازمان به شکل درست و مناسب انجام می گردند.

اهمیت «مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار (BPM)» در میان سازمان‌ ها روز به روز آشکارتر می شود اما هنوز باورهای نادرستی در مورد سیستم یا نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) وجود دارد. این باورهای نادرست از نادیده گرفتن مسیر تحول نرم افزار BPMS و تقلیل سیستم‌های مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار به ابزار‌هایی با ماموریتی حداقلی است. برخی از این باورهای اشتباه در زیر آمده است:

1. گران هستند.

با وجود قیمت بالای BPMS‌های درون ‌سازمانی امروز تحت فناوری ابری و با قیمت گذاری منعطف عرضه می‌شوند.

2. فقط ابزاری برای مدیریت گردش کار هستند.

با انتخاب درست نرم افزار، باید چرخهٔ حیات کامل مدیریت فرایند‌های کسب ‌و‌ کار را پوشش داده شود.

3. کار با آنها نیاز به برنامه نویسی دارد.

نسل جدید BPMS‌ها با ساده‌سازی و بصری‌سازی ابزارها و امکانات خود، کاربری را برای متخصصان کسب ‌و‌ کار که آشنایی با برنامه‌نویسی ندارند، ممکن کرده‌اند.

4. نگهداری سخت و پیچیده دارند.

در BPMS های ابری همهٔ الزامات زیرساختی برعهده فروشنده است و تنها چیزی که کسب ‌و ‌کار برای سرمایه گذاری نیاز دارد، هزینه بهره‌برداری اولیه و پرداخت صورت‌حساب ماهیانه است.

5. مختص کسب‌ و‌ کار‌های بزرگ و فرایند‌های پیچیده هستند.

استقبال از BPMS در سازمان های بزرگ بیشتر است اما در کسب و کارهای کوچک و متوسط هم با کمک BPMS های ارزان تر و ساده تر می‌توانند به همان اندازه از مدیریت موثر فرایند‌های کسب‌و‌کار خود سود ببرند.

در پروژه های BPMS مانند هر پروژه دیگر ریسک عدم موفقیت وجود دارد. برای کاهش ریسک نیاز است ریسکها شناسایی و سپس تلاش برای کم کردن آنها انجام شود.

عدم اعتقاد مدیران به استفاده از BPMS ها، عدم مشارکت مالکان فرایندها، نبود زیر ساخت سخت افزاری، شبکه و همچنین زیر ساخت اطلاعاتی مناسب، در کنار عواملی نظیر انتخاب BPMS نامناسب و انتخاب نادرست فرایند اولیه منجر به طولانی شدن چرخه اجرا و در نتیجه شکست پروژه می شود.

اگر مدیریت اعتقاد به استفاده از نرم افزار BPMS ندارد سراغ BPMS نروید چونکه عدم اعتقاد آنها به لایه های پایین تر منتقل می شود و استفاده از سیستم متوقف می شود. اگر مالکین اصلی فرایندها با نرم افزار درگیر نشوند کارایی بهبود نمی یابد. BPMS رویکرد Agile دارد و لذا نقش مالکین فرایند در آن بسیاز مهم است. این تفکر که شما پیمانکار هستید و کار خود را انجام می دهید باید از ذهن مالکین فرایند خارج شود.

انتخاب پروژه اولیه برای اجرا در BPMS اهمیت زیادی دارد . فرایندی که انتخاب می شود باید علاوه بر سادگی و شفافیت، نفوذ خوبی در سازمان داشته باشد و میزان مشارکت مالکین نیز قابل قبول باشد.

به دلیل چابکی خرید BPMS، مالکین فرایند توقع دارند کار سریع تحویل آنها شود. بعد از آماده شدن بخشی از کار آنرا در اختیار مالکین فرایند قرار دهید تا در صورت وجود نقص همان موقع رفع نقص شود. اجازه ندهید که بعد از اینکه همه چیز کامل شد در اختیار کاربر قرار داده شود.

فرایندهای کسب و کار با تحلیل های دقیق از روش های فعلی کسب و کار بهبود می یابد. لذا لازمست که داده های فرایندهای فعلی جمع شوند تا موفقیت فعلی و آتی تضمین شود. برای تحقق اهداف کوتاه و بلند مدت مهم است که معیارهای منطقی برای ارزیابی و سنجش عملکرد وجود داشته باشد تا با سنجش آنها بتوان قدمی برای بهبود برداشت. داشتن چنین درکی منجر به توسعه کاربردهای نرم افزار BPMS در سه حوزه عملکردی "جمع آوری داده، تولید گزارش و تحلیل داده" شده است.

همواره مدیریت عملکرد نیاز داده دارد. BPMS ها امکان ذخیره داده را در انبار داده می دهند به گونه ای که بتوان براحتی برای تحلیل و جستجوهای سازمانی در دسترس قرار گیرند.

برای استفاده مفید از داده های جمع آوری شده باید تحلیل انجام شود به همین دلیل BPMS ها باید بتوانند به راحتی و ساده از شاخص ها (KPI) گزارش تهیه کنند تا جهت پیشرفت فرایند را تعیین کنند.

بعد از ارزیابی دقیق فرایند، BPMS ها باید اطلاعاتی را فراهم سازند که صاحبان کسب و کار از آن برای تحریک عملکرد در راستای تحقق اهداف شرکت و پیش بینی آتی عملکرد استفاده کنند. این امر زمان کافی در اختیار مالک کسب و کار قرار می دهد تا استراتژی هایی برای موفقیت به ارمغان آورند

قدرت BPMS سنتی رو به افول است و بتدریج سیستم‌‏های نرم افزار BPMS که قابلیت ارتباط با سیستم‌های هوش تجاری را دارند در حال جایگزینی هستند.. این سیستم‌ها مفهوم BPMS هوشمند (iBPMS) یا Intelligent BPM Systems را به وجود آوردند.

IBPMS مفهوم جدیدی نیست و از زمانیکه سازمان ها از ترکیب BPMSها با سایر ابزارهای هوشمند برای بهبود فرایندهای سازمان استفاده می کردند وجود داشته است.

مفهوم IBPMS در سال 2012 توسط گارتنر بعنوان مهم ‌ترین موردی که در نسل آینده‌ BPM سازمانی وجود خواهد داشت، معرفی شد. طبق گفته‌ گارتنر، شرکت ‌ها می کوشند تا سیستم ‌های مدیریت فرایند کسب‌ و کار (BPM) خود را از طریق ادغام سیستم های هوش تجاری (BI) خود بهبود بخشند. بنابراین سیستم‌ های BPM آنها به سیستم‌ های “هوشمند” تبدیل می ‌شود. بدون شک شرکت‌های دارای این سیستم‌های جدید از یک مزیت رقابتی برخوردار خواهند بود.

IBPMS مخفف مدیریت هوشمند فرایند کسب و کار است و یک ابزار قوی برای مدیریت کردن فرایندهای کسب و کار بحساب می آید. با زبان ساده می توان گفت یک iBPMS مجموعه‌ای یکپارچه از فناوری هایی است که علاوه بر داشتن ویژگی های BPMS، امکانات دیگری نظیر مدیریت محتوا، مدیریت تعاملات انسانی، تجزیه‌ و تحلیل، قواعد کسب ‌و کار، پردازش اتصالات و ثبت فعالیت‌ها نیز دارند. iBPMS دارای قابلیت هایی نظیر هوش مصنوعی (AI)، پردازش رویداد، تصمیم گیری در زمانهای واقعی و قابلیت ابری می باشد.

پیاده سازی و ساخت فرآیند در نرم افزار پراسس میکر

نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) یکی از مهم ترین نرم افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) است که طی سال های اخیر در سازمان‌های ایرانی مخاطبان زیادی پیدا کرده است. یکی از مهم ترین دلایل محبوبیت این نرم افزار، رایگان بودن و متن باز بودن (Open Source) آن است و به همین دلیل شما نیاز به پرداخت هیچ هزینه ای بابت خرید لایسنس جهت تعریف فرآیند و کاربر در نرم افزار ندارید و می‌توانید به تعداد نامحدودی کاربر و یا فرآیند ایجاد نمایید.

گروه مدیریت دارای سابقه پیاده سازی بیش از 500 فرآیند در حوزه های مختلفی از جمله بازرگانی، مدیریت اسناد مهندسی، ساختمانی، مدیریت جلسات، تایم شیت و ارزیابی میزان کارکرد پرسنل، کلیشه سازی چاپ و ... تحت نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) است و می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.

طراحی مدل BPMN فرآیند، طراحی فرم های پویا (Dynaforms)، انواع کدنویسی ها در فرآیند، طراحی دیتابیس در SQL یا MySQL و ذخیره سازی اطلاعات فرم ها و فرآیندها در آن نیز توسط تیم گروه مدیریت فرآیند پارس برای شما انجام خواهد گرفت.

فارسی سازی نرم افزار پروسس میکر

معتقدیم نرم افزار پروسس میکر برای کسب و کارهای کوچک قابل استفاده است و در عین حال شرکت­ های نرم افزاری زیادی اقدام به فروش نرم افزار پروسس میکر به کسب و کارها و سازمان های ایرانی نموده اند.

شرکت ها و کسب کارهای زیادی هم نرم افزار Processmaker را خریداری کرده اند ولی به دلایل مختلف موفق نشده اند فرایندهای خود را در این نرم افزار پیاده سازی و اجرا نمایند یا اینکه اینکار را ناقص انجام داده اند.

مدیریت فرایند می تواند فرایندهای شما را در نرم افزار پروسس میکر پیاده سازی کند.

مدیریت فرایند با در اختیار داشتن یک تیم قوی در زمینه مدلسازی فرایندها با استاندارد BPMN2 در سطح چهارم (فرایندهای قابل پیاده سازی در نرم افزار BPMS) و پیاده سازی فرایندها در نرم افزارهای Processmaker می تواند در مدلسازی و پیاده سازی فرایندها در کنار شما باشد.

ProcessMaker یک برنامه نرم افزاری که به صورت آنلاین و آفلاین مورد استفاده قرار می‌گیرد.

پروسس میکر با خودکار کردن گردش کار و نحوه گردش اطلاعات بین داده‌ها و سیستم‌ها در سازمان ما بهبود ایجاد می‌کند.

پروسس میکر جزء نرم افزارهایی می‌باشد که یک رابطه دیداری خوب را برای کاربر ایجاد می‌کند.

همچنین جزء نرم افزارهایی می‌باشد که با کشیدن و رها کردن کار را برای تحلیل‌گران کسب و کار آسان کرده است.

پروسس میکر جزء نرم افزارهای مقرون به صرفه، کاربرد آسان و منبع باز برای استفاده در مدیریت فرایندهای کسب و کار می‌باشد.

چرا پروسس میکر

به دلیل توانایی در خودکارسازی فرایندهای کسب و کار.

همچنین به کاربران سازمان از مالی تا فناوری اطلاعات و منابع انسانی این توانایی را می‌دهد
که بدون دانش کد نویسی و یا با داشتن حداقل دانش کد نویسی بتوانند گردش کار خود را طراحی و به اجرا درآورند.