مدیریت فرآیند پارس

تعیین اهداف

آنچه را که برای اجرای BPMS در راستای برنامه ریزی استراتژیک شرکت در نظر گرفته شده است، تعریف کنید.

تعریف صاحبان وظیفه

قبل از انتخاب نرم افزار BPMS، مهم است که به طور داخلی تعیین کنید که چه کسی مسئول پیاده سازی و مدیریت سیستم خواهد بود.

جزئیات مورد نیاز ابزار

مشخص کنید که کسب‌وکار شما چه نیازها و اولویت‌هایی از سیستم دارد، مانند یافتن اینکه کدام فرآیندهای تجاری به اتوماسیون نیاز دارند، یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها و چارچوب‌ها، یا نحوه عملکرد مدیریت اسناد و داده‌ها.

انتخاب اولیه

گزینه های خود را محدود کنید و ابزارهای نامزد را با استفاده از الزامات شرح داده شده در مرحله بالا انتخاب کنید.

جمع آوری اطلاعات

لیست الزامات را برای نامزدها ارسال کنید تا اطلاعات مربوط به محصولات را از تامین کنندگان جمع آوری کنید.

ارائه ابزار

با انتخاب نامزدها، از آنها دعوت کنید تا محصولات و ویژگی های خود را ارائه دهند.

تست و نسخه آزمایشی

این زمان برای آزمایش اثبات امکانات محصولات است تا بررسی کنید که آیا آنها واقعا برای شرکت شما مناسب هستند؟

محک زدن

یکی از راه‌های رفع تردیدها و اطمینان از اینکه این ابزار برای رقابت شرکت شما عملکرد خوبی دارد، این است که به رقبا نگاه کنید و بررسی کنید که از کدام سیستم‌ها استفاده می‌کنند.

مذاکره

فرآیند خرید را با مذاکرات قیمت، روش های پرداخت و شرایط پشتیبانی از سوی تامین کننده تکمیل کنید.

قرارداد

در نهایت، خرید BPMS را انجام دهید.

BPM و BPA هر دو مرتبط با بهبود فرآیندها هستند، اما با هدف‌ها و محورهای مختلفی ارائه می‌شوند:

مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM - Business Process Management):

BPM معمولاً بر روی بهبود فرآیندها و اجرای بهینه‌تر آن‌ها تمرکز دارد.

این مدیریت فرآیند به شما کمک می‌کنند تا فرآیندهای کسب و کار خود را به طور مستمر بررسی کرده و بهبود بخشیده و سپس آن‌ها را به صورت بهینه اجرا کنید.

قابلیت‌هایی مانند مدیریت گردش کار، انتظارات سازمانی، نظارت بر عملکرد و اندازه‌گیری KPIs (شاخص‌های عملکرد کلیدی) از جمله ویژگی‌های اصلی آن‌ها هستند.

تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار (BPA - Business Process Analysis):

مدیریت فرآیند BPAبیشتر بر تجزیه و تحلیل دقیق فرآیندهای کسب و کار تمرکز دارد.

این فرآیندها به شما کمک می‌کنند تا فرآیندهای کسب و کار را بررسی و تحلیل کرده، نقاط قوت و ضعف آن‌ها را شناسایی کرده و بهبودهای لازم را پیشنهاد دهند.

از جمله قابلیت‌های اصلی BPA می‌توان به شناسایی و حذف تکرارها، بهبود بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها، شناسایی خطاها و افزایش کیفیت اشاره کرد.

به طور خلاصه، BPM بر روی بهینه‌سازی و اجرای فرآیندها تمرکز دارد، در حالی که مدیریت فرآیندها BPA بیشتر بر روی تجزیه و تحلیل دقیق فرآیندها و ارائه بهبودهای مرتبط تمرکز دارد.

1. نداشتن استراتژی مشخص در قبال نرم افزار BPMS

برای استفاده موثر از نرم افزار BPMS، سازمان ها نیاز به یک استراتژی مشخص برای پیاده سازی و استفاده از آن دارند. عدم وجود استراتژی مشخص ممکن است باعث ناآگاهی و گمراهی درباره هدف و نیازهای سازمان در استفاده از نرم افزار BPMS شود. مواردی همچون شیوه و ترتیب شناسایی و مدلسازی فرآیندها و همچنین مسائل فنی همچون پیاده سازی و ساخت فرآیندها در BPMS نیازمند برنامه ریزی و تصمیم گیری های درست و از پیش تعیین شده است.

2. نقص در آموزش و آگاهی کارمندان از نرم افزار BPMS

استفاده موثر از نرم افزار BPMS نیازمند آموزش کارمندان است تا بتوانند به درستی با ابزار و فرآیندهای مربوطه کار کنند. عدم آگاهی و آموزش کافی می‌تواند به عملکرد ناکارآمد و استفاده ناموثر از نرم افزار BPMS منجر گردد، چرا که کارکنان و پرسنل سازمان از نرم افزاری که با آن احساس راحتی نکنند، حمایت نخواهند کرد.

3. ضعف ارتباطات در سازمان

ارتباطات نامناسب بین اعضای سازمان و تیم ‌های مختلف می‌تواند باعث عدم هماهنگی و اثربخشی در استفاده از نرم افزار BPMS شود. ارتباطات بین بخش ‌های مختلف سازمان و تیم ‌های پروژه باید ساختارمند و کارآمد باشد تا امکان همکاری و هماهنگی بین آن ها فراهم شود، چرا که در زمان تحلیل فرآیندها نظرات تمامی افراد و واحدهای درگیر در آن باید در نظر گرفته شود تا سیستمی که پیاده سازی خواهد شد، برای همه افراد کارآمد باشد.

4. عدم بهره ‌وری از قابلیت‌های کامل نرم افزار BPMS

نرم افزار BPMS قابلیت‌های زیادی برای مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب و کار ارائه می‌دهد، اما در برخی موارد، سازمان ‌ها ممکن است نرم افزار را به طور کامل بهره ‌برداری نکرده و نتوانند از تمام قابلیت ‌ها و امکانات آن استفاده کنند. به عنوان مثال، امکانات فنی نرم افزار که نیازمند دانش فنی و کدنویسی است، در سازمانی که نیروی متخصص چنین کاری را ندارد ممکن است بلااستفاده بماند.

5. عدم توجه به تغییرات محیطی سازمان

برای مواجهه با تحولات سریع در صنعت و بازار، سازمان‌ ها همه ساله با تغییرات و اصلاحات متعددی مواجه می شوند. نادیده گرفتن تغییرات محیطی و عدم بروزرسانی فرآیندها و سیستم ها ممکن است باعث ایجاد ناکارآمدی و موانع در استفاده از نرم افزار BPMS شود.

به طور کلی، استفاده مناسب از نرم افزار BPMS نیازمند بررسی دقیق از نیازها و هدف های سازمان، طراحی و پیاده سازی مناسب فرآیندها، آموزش کارمندان، ارتباطات کارآمد و استفاده بهینه از قابلیت‌ های نرم افزار است.

با ظهور دیدگاه فرآیندگرا در بسیاری از سازمان ها و مطرح شدن بحث مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)، سازمان های مختلف دیر یا زود می بایست نسبت به شناسایی، تحلیل و مدل سازی فرآیندهای خود اقدام کنند. گروه مدیریت فرآیند پارس در راستای ارتقای سطح علمی و فنی پرسنل و مدیران سازمان های دولتی و غیردولتی و همچنین افزایش آشنایی آنان با شیوه های مدل سازی فرآیندهای کسب و کار، اقدام به آماده سازی این ویدیوی آموزشی در حوزه تحلیل و مدل سازی یک نمونه فرآیند با استاندارد BPMN 2.0 نموده است.
پس از تماشای این ویدیو انتظار می رود تا افراد ضمن آشنایی با مفاهیم تحلیل فرآیندهای کسب و کار(BPM)، قادر به مدل سازی فرآیندهای خود در ابزار Bizagi و سایر نرم افزارهای مشابه باشند.

در ادامه سعی داریم به بررسی عمده ترین چالش های پیاده سازی مدیریت فرآیندهای کسب و کار در سازمان ها بپردازیم.

1- حمایت

2- غلبه بر طرز فکر وظیفه ای

3- فقدان مدیریت تغییرات

4- توسعه و اجرای طرح های ارتباطی داخلی

5- تشخیص اندازه فرآیند

6- اتفاق نظر روی یک ابزار یا رویکرد

نقش نرم افزار BPMS در چابکی و ساده سازی کدینگ مالی مشخص می‌شود. با نرم افزار BPMS با هر میزان جزئیاتی که نیاز دارید، فرایند خود خلق کنید. هر گزارشی که بخواهید با هر میزان پیچیدگی با گزارش ساز حرفه ای ما قابل انجام است.

نرم‌افزارهای BPMS می‌توانند به عنوان ابزاری برای ارتقای چابکی سازمان مالی استفاده شوند. چابکی سازمانی به این معناست که یک سازمان قابلیت سریع و انعطاف‌پذیری را دارد تا به تغییرات در بازار و شرایط خارجی پاسخ دهد و به سرعت به فرصت‌ها و چالش‌های جدید واکنش نشان دهد. در ادامه می‌توانید ببینید که چگونه استفاده از نرم‌افزار BPMS می‌تواند به ایجاد چابکی در سازمان مالی کمک کند:

اتوماسیون فرآیندها:

با استفاده از BPMS، می‌توانید فرآیندهای مالی خود را به طور کامل یا قسمتی اتوماتیک‌سازی کنید. این به این معناست که فرآیندهایی مانند تأیید فاکتورها، پرداخت حقوق، گزارش‌دهی مالی و ... را می‌توانید به طور خودکار انجام دهید، که این امر زمان و انرژی را برای کارمندان ذخیره می‌کند و به سازمان اجازه می‌دهد تا سریعتر به تغییرات واکنش نشان دهد.

استانداردسازی فرآیندها:

با استفاده از BPMS، می‌توانید فرآیندهای مالی خود را استانداردسازی کنید، به این معنا که همه‌ی فرآیندها به یک الگوی مشخص و استاندارد پیروی می‌کنند. این باعث می‌شود که فرآیندها قابل پیش‌بینی‌تر و قابل اندازه‌گیری‌تر باشند و تغییرات راحت‌تری در آن‌ها اعمال شود.

انعطاف‌پذیری در تغییرات:

BPMS به سازمان این امکان را می‌دهد که به سرعت به تغییرات درخواست شده در فرآیندها و تکنولوژی‌ها پاسخ دهد. این به این معناست که سازمان مالی می‌تواند با سرعت بیشتری به نیازهای مشتریان و بازار واکنش نشان دهد و فرصت‌هایی را که در مقابل رقبا ایجاد می‌شود به سرعت بهره‌مند شود.

گزارش‌دهی و تحلیل:

BPMS اطلاعات کافی را از فرآیندهای مالی جمع‌آوری می‌کند تا به سازمان اطلاعات کافی برای تحلیل و بهبود فرآیندها بدهد. با تحلیل داده‌ها و درک بهتر از فرآیندهای مالی، سازمان می‌تواند به سرعت نقاط ضعف را شناسایی کرده و راهکارهای مناسب را برای بهبود آن‌ها اعمال کند.

با تلفیق این ویژگی‌ها، نرم‌افزارهای BPMS می‌توانند بهبود چابکی سازمان مالی شما را تسهیل کنند و به سازمان کمک کنند تا با موفقیت به تغییرات واکنش نشان دهد و از فرصت‌های موجود به بهترین نحو بهره‌مند شود.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

نرم افزار BPMS یک ابزار نرم افزاری است که برای مدیریت و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار در سازمان ها استفاده می‌شود. نقش اصلی این نرم افزار در چابکی سازمان عبارت است از:

1. توسعه و بهره برداری از فرآیندهای چابک:

نرم افزار BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را به صورت هوشمند و سیستماتیک تعریف کنند و در طی زمان این فرآیندها را بهبود ببخشند. با استفاده از این نرم‌افزار، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای مختلف را مدلسازی و طراحی کرده و به سادگی تغییرات لازم را در هر زمان در این فرآیندها اجرا کنند.

2. اتوماسیون فرآیندها:

نرم افزار BPMS قابلیت اتوماسیونی کردن فرآیندها را فراهم می‌کند. این نرم افزار قادر است تا مراحل مختلف فرآیندها را جایگزین کارهای دستی کرده و بر اساس قوانین و روش های تعیین شده توسط سازمان، فرآیندها را به صورت خودکار اجرا کند. به این ترتیب، سرعت انجام فرآیندها افزایش یافته و احتمال وقوع خطاها کاهش می‌یابد.

3. ارتباط و هماهنگی بین بخش‌های سازمان:

به عنوان یک سیستم مرکزی، نرم افزار BPMS باعث ایجاد ارتباط و هماهنگی بین بخش ‌ها و واحدهای مختلف سازمان می‌شود. این نرم افزار به تیم ها امکان می‌دهد تا با همکاری و تعامل بیش تر بر روی یک فرآیند مشترک کار کنند و به صورت هماهنگ به اهداف سازمانی دست یابند.

4. مدیریت و کنترل فرآیندها:

با استفاده از نرم افزار BPMS، سازمان‌ها قادر خواهند بود فرآیندهای خود را مدیریت و کنترل کرده و بر عملکرد آن ها نظارت داشته باشند. این نرم افزار قابلیت نظارت، گزارش دهی و اندازه گیری عملکرد فرآیندها را به صورت زنده و در هر لحظه فراهم می کند. این اطلاعات به سازمان کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهبود بخشد و به شناخت و برآورد عملکرد سازمان کمک می‌کند.

به طور کلی، نرم افزار BPMS در چابکی سازمان نقش مهمی دارد و به سازمان ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را به صورت چابک و سیستماتیک مدیریت کنند، هماهنگی را افزایش داده و کنترلی بر عملکرد فرآیندها داشته باشند. همچنین مهم ترین نقش نرم افزار BPMS در چابکی سازمان، امکان تطبیق فرآیندهای سازمان با تغییرات به وجود آمده در سازمان، بازار و شرایط می باشد.

بدون شک سازمان های زیادی هستند که با نرم افزارهای اتوماسیون اداری کار می کنند. همچنین سازمان هایی هم هستند که از نرم افزار اتوماسیون اداری در کنار نرم افزار BPMS استفاده می کنند.
اما سوال این جاست که این دو نرم افزار تا چه حدی می توانند به جای یکدیگر و یا در کنار هم استفاده شوند؟

نرم افزارهای اتوماسیون اداری به نرم افزارهایی گفته می شوند که مکاتبات سازمانی و نامه نگاری های سازمان را سیستماتیک و مکانیزه می کنند. نکته قابل توجه این است که در این نرم افزارها یک نامه با هر متن و موضوعی می تواند توسط یک شخص در سیستم ثبت شده و به جریان درآید.
بسیاری از سازمان ها نیز اطلاعات مربوط به درخواست ها و فرآیندهای خود را نیز در قالب نامه در این نرم افزارها برای سایر بخش ها ارسال می کنند.

نرم افزار BPMS یک نرم افزار اتوماسیون فرآیندها و گردش کارها است که در آن فرم ها و درخواست های افراد تحت یک جریان فرآیندی و با ساختار تعریف شده توسط سازمان، در سازمان به گردش در می آیند.
نرم افزارهای BPMS برخلاف اتوماسیون اداری، کلیه فرم ها، اشخاص، ارجاعات، داده ها و ... را تحت اصولی که در زمان پیاده سازی فرآیند تعریف شده است، به جریان انداخته و به صورت ساختاریافته ای ذخیره سازی می نماید. در نتیجه در BPMS می توان از اطلاعات ذخیره شده در طی فرآیند، به شکل اصولی و بهینه ای گزارش گیری کرد.

در نهایت می توان گفت که نرم افزارهای BPMS، نسل جدیدتر اتوماسیون اداری در سازمان ها هستند.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

یکی از مهم ترین نرم افزارهای مدیریت فرآیند (BPMS) که طی سال های اخیر در ایران به شهرت زیادی رسیده است، نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) می باشد. این نرم افزار به دلیل رایگان و متن باز بودن، با توجه به محدودیت های فعلی تحریم ها در کشور مخاطبان زیادی را به سمت خود جلب کرده است، چرا که سازمان ها بدون پرداخت هیچ هزینه لایسنسی می توانند از پروسس میکر با تعداد نامحدود کاربر و فرآیند استفاده کنند.

گروه مدیریت فرآیند پارس انواع خدمات ساخت، پیاده سازی و راه اندازی فرآیندهای کسب و کار را در نرم افزار پروسس میکر به سازمان ها ارایه می دهد که در این ویدیو به معرفی یکی از این فرآیندها پرداخته شده است.

در این ویدیو شما با فرآیند دستور پرداخت ریالی و ارزی که در شرکت های بازرگانی خارجی مورد استفاده قرار می گیرد، آشنا خواهید شد. شرکت های بازرگانی خارجی می توانند به واسطه چنین فرآیندی کلیه دستور پرداخت های ریالی و ارزی خود را به صورت سیستمی تحت نرم افزار BPMS به اجرا درآورده و از اطلاعات ذخیره شده آن در دیتابیس، در هر زمان و مکانی به راحتی گزارش گیری نمایند.

ما در این ویدیو، به معرفی امکانات قرار داده شده و پیاده سازی شده بر روی این فرآیند خواهیم پرداخت.

فرایند درخواست کالا با استفاده از سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) می‌تواند بهبود مهمی در کارایی و کنترل فرایندهای کسب و کار شما داشته باشد.

یکی از فرایندهای پرکاربرد شرکتهای فرایند درخواست کالا است. تقریبا شرکتی نیست که این فرآیند در آن اجرا نشده باشد. فرآیند درخواست کالا می‌تواند در زمره فرآیندهای ساده و پیچیده دسته‌بندی شود. در واقع نوع کالای درخواستی که در فرآیند درخواست کالا است بر روند کار اثر مستقیم دارد.

حسن این روش آن است که همه درخواستهای خرید در یک فرم صورت میگیرد و یک فلوچارت جامع پیاده‌سازی میشود و کاربر هم دچار سردرگمی نمی‌شود. اما بزرگترین ایراد این روش این است که روش توسعه و تغییر فلوچارتها و خود فرم است.

درست است که ذات این فرایند درخواست کالا است ولی با توجه به خرید اقلام مختلف مثل اقلام عمومی، مهندسی و … که فلوچارتهای خاص خود را دارند عملا در صورت اجرا در یک فلوچارت توسعه آنرا بسیار پر هزینه می‌کند.

هر تغییری که قرار است صورت بگیرد در بخش‌های دیگر فلوچارت نیز ممکن است تغییر کند. برخی از فیلد برای کالاهای خاص اجباری است ولی برای برخی نیاز به آن نیست. با فرض اینکه این فرایندها در یک نرم افزار bpms پیاده سازی می‌شود و با این فرض که نرم افزار bpms مناسب دارای انعطاف پذیری زیاد در طراحی فرم و گردش کار است آیا منطقی هست که همه مراحل کار را در یک فلوچارت بزرگ انجام دهیم.