مدیریت فرآیند پارس

سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)، ابزاری برای طراحی و بهینه سازی سیستماتیک فرآیندهای کسب و کار است. این ابزار قادر به مدل سازی، پیاده سازی و خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار با هدف ایجاد حداکثر کارایی و اثربخشی، حداقل خطا و جلوگیری از گم شدن روابط هستند. با بلوغ سیاست های BPM، ابزارهای متنوعی برای سازمان ها در سطح جهان ارائه شده است. همزمان با ظهور این ابزارها و تنوع بالای فواید و قابلیت های هرکدام، چالش پیدا کردن مناسب ترین BPMS همواره خودنمایی می کند.

در این مطلب سعی داریم تعدادی از محبوب ترین و معروف ترین ابزارهای BPMS جهانی را معرفی کنیم و سپس مقایسه ای بین این ابزارها از نظر متریک های مقایسه ای ارائه دهیم. این مقایسه در انتخاب ابزار مناسب با نیازها و ویژگی های بومی BPMS، کمک شایانی به خریداران و استفاده کنندگان نرم افزار BPMS خواهد کرد.
امروزه اکثر BPMS ها قادر به پشتیبانی از پیچیدگی های مورد نیاز و ویژگی های جدید و عمومی مثل user-friendly بودن،‌ مبتنی بر cloud بودن و پشتیبانی از یکپارچه سازی با ابزارهای مختلف هستند، اما باز هم از جهت برخی خصوصیات کلیدی و جزيی تفاوت هایی بین آنها وجود دارد.
مطالعه G2 Crowd مروری جامع و مقایسه ای بر روی رایج ترین ابزارهای BPMSدنیا با توجه به نوع سازمان ها انجام داده است. بر این اساس و با توجه به ماهیت سازمان، انتخاب ابزار مناسب کاری آسان خواهد بود.

در این بخش مدل ذخیره سازی اطلاعات تعریف می شود. در اینجا می توان جداول سیستمی را تعریف کرد و به فرآیند و المنت های روی فرم های فرآیند لینک کرد تا اطلاعات به صورت مستقیم در جداول ذخیره شوند. بنابراین بدون هیچ کدنویسی در طول فرآیند متناسب با اطلاعاتی که داخل فرم ها وارد می شوند این جداول به طور خودکار به روز می شوند. همچنین می توان جداول مستقلی را تعریف کرد که از اطلاعات این جداول در طول فرآیند استفاده کرد یا اطلاعاتی که در حین فرآیند تولید می شود را در جداول ذخیره کرد برای گزارش گیری یا استفاده در فرآیند های دیگر.

در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.

• دقیقاً مشخص است که چه کسی و در کجا ، چه کاری را انجام می‌دهد (نماد های Lane و Pool)
• قابلیت نمایش انواع رخدادها، تأخیرها، اعلان‌ها و ... وجود دارد (که قبل و یا بعد از فعالیت‌ها رخ می‌دهند)
• نفوذ به عمق فرایند (Drill down of sub process) و مشخص کردن ریز‌ترین جزییات وظایف.
• امکان اضافه کردن ساختارهای اضافی به فرایند و امکان ثبت مستندات برای هر جزء از فرایند
• ارائه خروجی قابل‌اجرا (Executable Output)

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان فرآیندهای آماده پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

BPMN استانداردی برای مدل‌سازی و نمایش فرایند‌های کسب‌و‌کار است و ابزار اصلی در تکنولوژی مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار (BPM) محسوب می‌شود. در واقع می‌توان گفت مزیت اصلی استفاده از تکنولوژی BPM، وجود زبان استانداردی به نام BPMN است. هدف اصلی در شکل‌گیری BPMN ، طراحی نمادهایی است که قابل‌درک برای تمامی کابران فرایند (از تحلیلگران فرایند کاری (Business Analysts) تا کاربران فنی (Technical Developers) و حتی کاربرانی که پایش و کنترل فرایند را بر عهده‌دارند) باشد. در حقیقت BPMN مانند پلی، فاصله بین طراحی فرایند و عملیاتی (اجرایی شدن) فرایند را از میان برمی‌دارد.

مدیریت فرایندهای کسب‌وکار مستلزم توصیف دقیق فرایندها و مستندسازی آن‌ها است. روش‌های متفاوتی برای انجام این کار وجود دارد که راحت‌ترین آن‌ها استفاده از متن و جدول برای توصیف فرایندها و بیان ویژگی‌های آن‌ها است. از نمودارهای گرافیکی نیز برای نمایش یک فرایند استفاده می‌شود . این نمودارها غالباً از اشکال هندسی و پیکان برای ترسیم جریان فرایند استفاده می‌کنند ولی توصیف مشخص و دقیقی از جزئیات فرایند ارائه نمی‌دهند. برای همین نمادهای مشخصی برای فرایندها تعریف شد، نمادهایی که قادر به توصیف وجوه مختلف فرایند هستند. این نمادها (Notation) زبان استاندارد توصیف فرایندها هستند و هر کسی با این زبان استاندارد آشنایی داشته باشد می‌تواند به راحتی مدل طراحی‌شده توسط هر فرد دیگری را درک و تفسیر نماید، ممکن است فرایندها بر مبنای این مدل‌ها، مکانیزه (سیستماتیک) شوند و یا رفتار هر بخش از فرایند بر روی این مدل‌ها شبیه‌سازی شود. برخی از این مدل‌ها بستری را برای متخصصان سیستم فراهم می‌کنند تا بر آن اساس فرایندها را اجرایی و پشتیبانی نمایند. این مدل ها می‌بایست حاوی ساختار استاندارد، دقیق و ارائه‌دهنده اطلاعات اساسی فرایند برای توسعه‌دهندگان سیستم باشد. امروزه سیستم های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار(نرم افزار BPMS) متداول‌ترین سیستم ها برای مکانیزه کردن فرایندها هستند. این سیستم ها در درون خود موتوری (Process Engine) دارند که مستقیماً جریان کاری را کنترل و مدیریت می‌کند. این موتور بر اساس مدل های جریان کار استاندارد طراحی‌شده، عمل می‌کند. برای همین چارچوب این مدل‌ها دقیق و ساختار یافته است زیرا توسط خود ماشین مستقیماً اجرا می‌شود.

در اینجا می توان فرآیند ها را تحت وب و با استاندارد BPMN2 که کامل ترین زبان برای مدلسازی فرایندها ست، به راحتی طراحی کرد. می توان یک فرآیند را یک مرتبه تعریف کرد (زیرفرآیند) و در فرآیند های دیگر به هر تعداد که نیاز باشد از آن استفاده کرد. امکان نسخه بندی فرآیند ها و خروجی گرفتن از فرآیند طراحی شده برای استفاده در سایر نرم افزار های طراحی مدل فرآیندی نیز وجود دارد. امکان تعریف ناظر فرآیند، تقویم کاری، اسناد ورود و خروجی و پرتال و … نیز وجود دارد.

این صفحه مانند یک بوم نقاشی است که نمادهای مختلف استاندارد BPMN را جهت ترسیم نمودار فرآیندی در خود جای داده است. نماد آغاز فرآیند که با یک دایره سبز رنگ نمایش داده شده است همیشه در این صفحه در ابتدا وجود دارد.

می­توانید دایره سبز رنگ را انتخاب و آنرا حذف کنید.

بخاطر داشته باشید که برای ترسیم یک نمودار فرایندی باید تمام بازیگران و عناصر به درستی تعریف شده باشد. مثلا، سه گروه کاربر ایجاد خواهد شد: “کارمندان”، “سرپرستان” و “مدیران”. پس باید یک Pool که دارای سه Lane می­باشد، تعریف کنیم.

معمولاً در مدلسازی فرآیند عنوان Pool همان عنوان فرآیند است. Pool یک مرز سازمانی است که تمام عناصر یک فرایند را شامل می شود. یک Pool برای محدود کردن یک فرایند و ایجاد ارتباط با فرایندهای دیگر مورد استفاده قرار می­گیرد. بر خلاف نمادهایی که در داخل یک Pool هستند و با Sequence Flow به هم مرتبط می­شوند، ارتباط بین دو Pool از طریق Message Flow ایجاد می­ گردد.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان پکیج پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

(Business Process Management) که اغلب افراد در سازمان‌ها، آن را با مخفف BPM می‌شناسند، به معنای مدیریت فرآیندهای کسب و کار است. این مدیریت فرآیند شامل تمام بخش‌های سازمان از جمله تکنیک‌های طراحی، اجرا و نظارت بر فرآیندها می‌باشد. پس از انتخاب فرآیند کسب و کار، آن را تجزیه و تحلیل نموده و به طور کلی مورد بررسی قرار می‌دهد.

مدیران کسب و کارها یک مفهوم کلی در مورد bpm بیان نموده‌اند و نظر اکثریت بر این است که مدیریت فرآیندهای کسب و کار مانند پارادایم مدیریتی، در سازمان عمل می‌کند. این پارادایم کنترل و بهبود فرآیندهای سازمان را به همراه دارد. به نظر مدیران این پارادایم، سازمان را به کارآمدی بهتر و افزایش توسعه نزدیک می‌کند.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان فرآیندهای آماده پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

دیگر قابلیت های مختلف process maker تحت عنوان یک نرم افزار BPMS رایگان برای طراحی فرآیند پروسس میکر سازمانی را در ادامه به آنها اشاره کرده ایم:

1. منبع باز بودن و امکان توسعه و طراحی به وسیله هر شخص یا سازمانی

2. سازگار با دسکتاپ، تبلت، موبایل و حتی داشتن نسخه تحت وب

3. مورد استفاده قرار گرفته توسط شرکت های معتبر جهانی مثل تویوتا و سونی و…

4. داشتن شرایط طراحی فرآیندها توسط استفاده کننده فرآیند

5. به همراه داشتن گروه پشتیبانی قوی در آمریکا، اسپانیا،کلمبیا و به روزرسانی ماهانه

6. پشتیبانی از تعدادی از نمادهای استاندارد BPMN2

7. کنترل کردن تمامی فرآیند ها از خارج از سیستم با ابزار REST

8. تولید انواع گزارش ها و نمودار های مدیریتی

9. پشتیبانی از زبان فارسی و تقویم فارسی

چرا نرم افزار اتوماسیون اداری ، نرم افزار مدیریت اسناد مهندسی (EDMS) و نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) یک پکیج مناسب شرکت EPC است؟ بیایید با هم نگاهی به فرایندهای مرتبط با این گونه شرکت‌ها بیندازیم.

یکی از فرایندهای مهم در یک شرکت EPC، ثبت مکاتبات با شرکتها و سازمانها اعم از کارفرما، مشاور، پیمانکاران جزء است. به این دلیل که همیشه روی بحث‌های مدیریت ادعا (Claim Management) ، یک پای ثابت ماجرا، استناد به نامه‌های رد و بدل شده است. با توجه به اینکه نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه یک نرم افزار اتوماسیون اداری پروژه محور است و ازطرفی گزارشات متنوعی در خصوص ارتباط نامه‌های مرتبط دارد، می‌تواند فرایندهای مرتبط با مکاتبات را به شکل مطلوبی پوشش بدهد.

ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان فرآیندهای آماده پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.

فرایند دیگری که برای یک شرکت EPC مهم است، فرایند مرتبط با ثبت مدارک مهندسی است. معمولا در این شرکت‌ها دپارتمان یا واحدی به نامه DCC یا همان Document Control Center وجود دارد که وظیفه نگهداری و کنترل مدارک مهندسی را عهده دار است. ثبت ترانسمیتال و سابمیتال و گردش مدارک مهندسی یکی از موارد پرکاربرد در این واحد است. در نرم افزار EDMS کتیبه این امکان در اختیار کاربر قرار می‌گیرد تا این کنترلها انجام شود. اما ثبت کامنت‌ها و Reply Sheetها چگونه خواهد بود؟ در اینجا نقش اتوماسیون اداری و ارتباط آن با نرم افزار EDMS پررنگ می‌شود. در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه امکان ثبت کامنت و Reply Sheet و ارتباط آن با مدارک (چه ترانسمیتال و چه سابمیتال) وجود دارد. هر دو نرم افزار یعنی نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار EDMS در یک فضای نرم افزاری به نام کتیبه در رابط کاربری واحد وجود دارد که استفاده از این فضا، کار کردن در کتیبه را تسهیل می‌کند.

اما این دو نرم افزار پایان کار نیستند. یک شرکت EPC کار فرایندهای زیادی دارد و فقط محدود به این دو فرایند نیست. هر چند این دو فرایند (ثبت مکاتبات و EDMS) وزن زیادی دارد. فرایندهای دیگری از قبیل فرایند درخواست خرید ، تایم شیت ، مدیریت امور قراردادها و … نیز وجود دارد که در صورت استفاده به صورت الکترونیکی می‌تواند نقش مهمی در کاهش هزینه‌های سازمان و تصمیم‌گیری استراتژیک آن بازی کند. نرم افزار فرایند ساز کتیبه(نرم افزار BPMS) این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا با طراحی فرایندهای مورد نیازتان با امکان اختصاصی سازی ۱۰۰%، گام بلندی در جهت ایجاد یک سازمان مبتنی بر دانش بردارید.

نکته بسیار مهمی که باعث این ترکیبی مناسب نرم افزاری موجود در کتیبه، پکیج مناسب شرکتهای EPC کار شود به طور اختصار شامل این موارد است:

استفاده از یک رابط کاربری واحد. با یک نام کاربری وارد سیستم شوید و از هر سه پکیج استفاده کنید.
وجود اطلاعات پایه مشترک نظیر پروژه‌ها، شرکت‌ها و … در جهت بالا بردن صحت گزارش گیری و کاهش افزونگی اطلاعات.
وجود کارتابل مشترک. بدین معنی که در فضای کارتابل می‌توان هم نامه دید، هم ترانسمیتال و کامنت و هم فرم درخواست خرید یا صورت وضعیت.
وجود ابزارهای مناسب نظیر ابزارهایی در جهت مدیریت دعاوی پروژه (Claim Management) و ابزار مقایسه نسخ یک قرارداد و …
گزارش قدرتمند نامه‌های مرتبط با دید فرایندی روی یک موضوع مورد Claim.
دسته بندی دانش محور بر اساس موجودیت‌های مهم یک شرکت EPC نظیر پروژه، قرارداد، طرفهای پروژه(کارفرما، مشاور و پیمانکار)
وجود امکان هشتگ گذاری روی شاخص‌های اصلی فرایند با امکان تزریق خبرگی مالکان فرایند به سایر اجزای سازمان در جهت خلق پایگاه دانش پروژه محور.